Sėkmingas AB „VIAMATIKA“ IT procesų modernizavimas: greičiau, paprasčiau, efektyviau

„Kai prieš keletą metų atlikome vidinį auditą, pastebėjome, kad per metus atspausdiname maždaug apie 10 000 lapų popierinių dokumentų. Visų jų valdymas ir registravimas būdavo perteklinis rūpestis. Ir tai tik ledkalnio viršūnė. Negalėjome realiu laiku stebėti bendrovės darbuotojų apkrovos, planuoti užduočių įgyvendinimo. Šios ir kitos priežastys paskatino ieškoti patikimų IT partnerių, su kuriais ir pradėjome IT veiklos skaitmenizavimo procesą“, – nelengva vidinių procesų automatizavimo pradžia dalinasi AB „VIAMATIKA“ vystymo vadovas Anatolijaus Jadovas.

Per paskutinius trejus metus AB „VIAMATIKA“ įdiegė dokumentų valdymo sistemą ir laboratorijos duomenų bazę. Perėjimas prie elektroninės dokumentacijos leido įsivesti veiklos matavimo rodiklius bei atsisakyti perteklinių vidinių procesų. Norint skaitmenizuoti laboratorijos procesus, reikėjo sukurti naujas kompiuterizuotas darbo vietas. Šiuo atveju AB „VIAMATIKA“ vystymo vadovas išskiria ypatingai svarbų IT partnerių indėlį.

Atsikandę darbo su dideliais partneriais Lietuvoje, bendrovė savo strateginius IT modernizavimo tikslus patikėjo IT priežiūros ir sprendimų verslui partneriui „GoIT“. „Su „GoIT“ jaučiamės užtikrintai. Mūsų bendrame projekte proaktyvumas yra gyvybiškai svarbus. „GoIT“ atnaujino senesnius kompiuterius, atliko išsamų IT ūkio auditą – taip su minimaliomis išlaidomis pradėjome IT modernizavimo projektą be didelės finansinės naštos, o tai pakankamai greitai davė teigiamus rezultatus,“ – savo patirtimi dalinasi A. Jadovas.

Tačiau svarbiausias bendrovės IT pertvarkymo tikslas visada išliko labai konkretus. Tai – praktiniai, o ne teoriniai pokyčiai. Vienas iš pirmųjų tokių pastebimų pokyčių, – tai įdiegtos dokumentų valdymo sistemos bei laboratorijos duomenų bazės integracija su „Office 365”, kuria pasirūpino „GoIT“. Atsirado galimybė realiu laiku vertinti veiklą pagal naujus įžvalgius matavimo rodiklius, o tai leidžia nešališkai fiksuoti darbo efektyvumą aiškiais skaičiais, padeda ieškoti tinkamų sprendimų.

Visgi skaitmenizavimo plano įgyvendinimas atsirėmė ne tik į programinės, bet ir techninės įrangos atnaujinimą. AB „VIAMATIKA“ pasitelkė „Dell“ dedama prioritetą į SSD laikmenas, galingesnius operatyvinės ir RAM atminties resursus, kompiuterinės darbo vietos sinchronizavimą su Windows operacine sistema.

Tiek „GoIT“, tiek „Dell“ išsprendė tai, kas AB „VIAMATIKA“ procesuose buvo didelis galvos skausmas. „Mums nebereikia rūpintis IT ūkiu ir tam skirti žmogiškųjų resursų. Pakanka vieno laiško ir mums pristatomas jau sukonfigūruotas įrenginys, visiškai paruoštas darbui,“ – IT partnerių paslaugų operatyvumą giria A. Jadovas.

Ne ką mažiau svarbi bendrai nueito kelio dalis – įgalinti darbuotojus kurti didesnę pridėtinę vertę įmonei. Kiekvienas AB „VIAMATIKA“ specialistas turi laisvę atskleisti savo inžinerinio mąstymo potencialą darbo vietoje. „Mums nebereikia rūpintis serverių būkle ir saugumu. Tai patikime profesionalams, o vidinius resursus skiriame svarbiems darbams, profesinėms užduotims. Technologijos turi padėti ir dirbti žmonėms, o ne atvirkščiai“, – IT ūkio pertvarkymo siekius apibendrina bendrovės vystymo vadovas.

Visų tikslų įgyvendinimas nebūtų toks sėkmingas, jeigu komanda neturėtų bendros vizijos. A. Jadovas pabrėžia, kad daug kas klaidingai vertina, jog valstybiniame sektoriuje IT progresas yra perdėtai apsunkinamas ir kone neįveikiama kliūtis. Jo manymu, galbūt ir yra šiek tiek daugiau biurokratijos, reikia atlikti nemažai pasiruošimo darbų. Tačiau, jeigu bendras organizacijos ir IT partnerių vizija sutampa, galima koja kojon žengti kartu su privataus sektoriaus inovacijomis.

Skaitmenizavimas reikalauja pastangų, tačiau kartais sukeliami per dideli lūkesčiai. Gerųjų praktikų pavyzdžiai rodo, kad procesai turi būti optimizuojami ir tik tada skaitmeninami. Ir šiuo atveju partnerystės galia su „GoIT“ ir „Dell“ padėjo įvertinti kiekvieno žingsnio naudą prieš jo imantis.