Nuotolinis darbas – neišvengiama ateitis

Pastaraisiais metais technologijos ir debesų kompiuterijos sprendimai buvo ištobulinti iki tokio lygio, kuris leidžia didžiąją dalį darbų, reikalaujančių apsikeitimo informacija ir dokumentais, atlikti nuotoliniu būdu integruotoje darbų planavimo ir komunikacijos erdvėje. Būtent dėl tokio informacinių technologijų progreso rinkoje pastebima nauja tendencija – darbo per atstumą poreikį jaučia daugelio sričių specialistai, įskaitant medicinos, gamybos, prekybos, bankininkystės, finansų ir kitas sritis.

Užtikrinti efektyvų darbą per nuotolį vien technologijų nepakanka. Reikia atitinkamos darbuotojų kvalifikacijos bei motyvacijos, svarbu parinkti tinkamus resursų valdymo sprendimus. Jeigu iki šiol ne visi darbdaviai norėjo tikėti nuotolinio darbo teikiamais privalumais, tai pavasarį kilusi COVID-19 pandemija daugelį jų privertė pakeisti požiūrį, daugiau pasitikėti darbuotojais ir peržiūrėti darbų planavimo metodus.

JAV patirtis rodo, kad nuotolinis darbas yra efektyvesnis darbų našumo ir darbuotojo motyvacinio paketo investicijų prasme. Pasak Forbes JAV kompanija „American Express“ kiekvienais metais sutaupo apie 10-15 milijonų dolerių leidžiant darbuotojams jų pageidavimu dirbti „iš namų“. Draudimo kompanija „Aetna“ per metus sutaupo dar daugiau – 78 milijonus dolerių daliai darbuotojų sukurdama nuotolines darbo vietas vietoj stacionarių.

Lietuvoje pastebimos kelios tendencijos. Visų pirma, COVID-19 epidemijos sąlygotas nuotolinis darbas sukūrė precedentą, kuris privertė verslą pamatuoti realų nuolatinio pilno ofiso poreikį. Daugelis paslaugų įmonių galiausiai priėjo prie išvados, kad dinamiškai kintantis ofiso dydis pagal poreikį yra siekiamybė, padedanti motyvuoti darbuotojus dirbti našiau mainais už sutaupomą dienos laiką. Juk nuotoliniame darbe visų pirma svarbus darbuotojo pasiektas rezultatas, kurį pamatuoti paprasta, tuo tarpu laiką, kada ir kiek darbuotojas dirba, sunku susekti. Antra, personalo dalies nuotolinis darbas gali padėti proporcingai sutaupyti dalį įmonės patiriamų administracinių kaštų – daugelis kompanijų, susidūrusių su nuotolinio darbo iššūkiais 2020-ųjų metų pavasarį, teigia, kad tai padėjo sutaupyti nuo 400 iki 1000 Eurų per mėnesį vien ofiso nuomos kaštų.

Darbo rinka nuolat keičiasi. Galima pastebėti, kad nuotolinis darbas vis labiau priskiriamas prie normalių darbo sąlygų, todėl pateikiame labiausiai paplitusius ir laiko patikrintus technologinius sprendimus, kurie padeda įmonėms sklandžiau organizuoti darbuotojų darbą per nuotolį. Kadangi sprendimų yra nemažai, būtina tinkamai parinkti, kurie iš jų labiausiai prisideda prie konkrečios įmonės darbo efektyvumo gerinimo. Tokiu tikslu sukuriama nuotolinio darbo strategija, nusakanti visus darbo procesus ir jų technologinius sprendimus.

Nuotolinio darbo strategija

2020-jų pavasarį paskelbtas karantinas dėl COVID-19 epidemijos parodė vieną esminių verslo, švietimo ir valstybinių institucijų trūkumų. Tai nuotolinio darbo strategijos nebuvimas, kuomet švietimo įstaigų darbuotojai, valstybės tarnautojai bei privataus verslo sektoriaus atstovai turėjo savarankiškai pasiruošti darbui „iš namų“.

Nenuostabu, kad žmonės, pirmąkart susiduriantys su video konferencijų, debesies ar nuotoliniais projektų valdymo sprendimais, gali nesunkiai pasiklysti technologinių sprendimų pasirinkimų labirintuose. Pastebime, kad didžioji dalis organizacijų, kurios jau turėjo nuotolinio darbo strategijas, esminių trikdžių darbe nepatyrė.

Vienas efektyviausių būdų sukurti nuotolinio darbo strategiją – įtraukti  bent kelis skirtingo profilio specialistus, pavyzdžiui,  įmonės ar organizacijos vadovą, IT administratorių ir darbuotojų atstovą. Įmonės vadovui rūpi darbų efektyvumas ir rezultatai, tuo tarpu darbuotojas geriausiai žino, kaip vyksta kasdieniai darbo procesai, organizuojami informacijos perdavimo srautai, susitikimai su komanda ir klientais. IT specialistai, turėdami vientisą darbų organizavimo vaizdą, gali parinkti tinkamiausias nuotolinio darbo priemones bei paruošti aiškias gaires.

3 pagrindiniai nuotolinio darbo įrankiai

Nepriklausomai nuo verslo specifikos, išskirtume 3 pagrindinius nuotolinio darbo organizavimo įrankius:

⇒ Komunikacijos priemonės;

⇒ Užduočių valdymo sprendimai;

⇒ Dokumentų valdymo ir dalinimosi jais sprendimai.

Komunikacijos priemonės bendravimui su klientais ir įmonės viduje nebūtinai turi sutapti. Kaip tik, įrankių atskyrimas padeda išvengti klaidų bei suvaldyti vidinės ir išorinės informacijos srautus. Bendraujant su klientais patartina parinkti labiausiai klientams prieinamas priemones. Tuo tarpu įmonės viduje reikėtų rinktis saugumą užtikrinančias priemones, tokias kaip Microsoft Teams, Skype for Business ir panašiai.

Dirbant per nuotolį užduočių valdymas ir progreso stebėsena tampa svarbiausia darbų organizavimo problema. Todėl ypač svarbu, parinkus tinkamas priemones, apmokyti darbuotojus jomis naudotis. Apmokymai turėtų būti paruošti taip, kad juos nesudėtinga būtų pritaikyti nuotoliniam naujai prisijungsiančių darbuotojų mokymuisi.

Dokumentų valdymo sprendimai padeda ruošti įvairiausius dokumentus: konfidencialią įmonės dokumentaciją, komercinius pasiūlymus, darbuotojų mokomąją medžiagą, teisinę informaciją klientams ir partneriams ir t.t. Svarbu atskirti, kurie dokumentai gali būti platinami viešai, o kuriems reikia papildomos apsaugos ir konfidencialumą užtikrinančių priemonių.

Nepamainomas dokumentų valdymo sprendimas yra Microsoft Office 365. Tai bene daugiausiai galimybių turintis ir populiariausias įrankis rinkoje, kurį nesudėtinga įdiegti  darbuotojų kompiuteriuose pasitelkiant patyrusį IT administratorių.

Daugiau apie įvairias IT priežiūros galimybes bei privalumus rasite IT ūkio priežiūra.