Ar Jūs pasiruošę patikėti IT priežiūrą išorės partneriui?

Mūsų nauji klientai, prieš patikėdami savo IT ūkį mums, neretai jau būna išbandę vieną ar kitą IT partnerį. Iš vienos pusės, tai yra natūralu, kadangi bet kuri verslo organizacija nuolat ieško galimybių optimizuoti vidinius procesus bei pasitelkti į pagalbą tinkamus išorinius partnerius. Iš kitos pusės, tinkama partnerystė reikalauja laiko ir pasiruošimo.

Visai neseniai pasidalinome istorija apie vieną mūsų klientų. Nedidelė Optikos kompanija ir tuo pačiu šeimos verslas, prieš keletą metų turėjo jaukų saloną Vilniaus širdyje. Iki bendradarbiavimo su mumis IT vadovo rolę ilgus metus prisiėmė pats verslo įkūrėjas. Vėliau jis prisipažino, kad patikėti IT ūkio klausimus mums buvo vienas geriausių sprendimų, nes tai leido pačiam rūpintis verslo plėtros klausimais.

Panašių sėkmės atvejų turime nemažai, todėl kyla natūralus klausimas, kaip renkantis išorės partnerį ir patikint jam savo įmonės IT priežiūrą, sukurti sėkmės istoriją iš pirmo karto? Stebuklingo recepto nėra. Užtat remiantis ilgamete „GoIT“ patirtimi galima drąsiai teigti, kad mokymasis iš svetimų klaidų, struktūrizuotas požiūris, pasitikėjimas partneriais ir planingas tikslo siekimas atneša puikių rezultatų.

Taigi, į ką reikėtų atkreipti dėmesį ruošiantis patikėti IT priežiūrą išorės partneriui? Dalinamės patirtimi, kuri mums padeda įsilieti į patikimų IT partnerių sąrašą Baltijos šalyse.

1. Prieš pasitelkiant IT partnerį – aiškiai apibrėžkite projekto apimtį ir tikslą.

Galbūt atrodo akivaizdu, tačiau svarbu pabrėžti, kad bet koks sėkmingas projektas privalo turėti aiškų tikslą – ką kartu su partneriu norite pasiekti. Žinant tikslą, nesunku sistemingai apibrėžti reikalavimus, formuluoti uždavinius ir suplanuoti jų įgyvendinimą laike. Dažnai pasitaiko atvejų, kai norėdami sutaupyti laiko, klientai sąmoningai šiuos žingsnius praleidžia ir kreipiasi į paslaugų tiekėjus nepasiruošę.

Iš patirties žinome, kai su klientu aiškiai suprantame keliamą ambiciją ir vienas kitą, kartu atrandame optimalesnius IT sprendimus, ištinka „Eureka! Pasirodo tai galima įgyvendinti debesyje“ momentas.

2. Rinkitės ir vertinkite paslaugų teikėją taip, lyg samdytumėte darbuotoją sau.

Vertindami paslaugų teikėjus ir jų pasiūlymus nebijokite užduoti nepatogių klausimų. Patikrinkite rekomendacijas ir paprašykite atsiliepimų iš kitų jo klientų.

Paslaugų teikėjas, kaip ir įmonės darbuotojas, neša naudą jūsų verslui, jeigu vertinsite jį kaip savo darbuotoją. Todėl, norėdami sumažinti riziką, įsitraukite į artimą dialogą su paslaugų teikėju nuo bendradarbiavimo pradžios, išsakykite savo abejones, dalinkitės bendrais tikslais ir vertinkite jų pasiekimą.

3. Ieškokite IT paslaugų tiekėjo su Jums tinkama patirtimi.

Prieš pradedant bendradarbiauti, itin svarbu įsitikinti, kad pasirinktas paslaugų teikėjas turi konkrečios patirties vykdant panašius projektus, gerai išmano dalykinę sritį ir technologijas. Turėtumėte vengti tiekėjų, kurie Jūsų projekto rėmuose planuoja įrengti „bandymų poligoną“ personalui apmokyti. Tai ypač svarbu, kada planuojate vykdyti sudėtingus techninius projektus.

4. Apibrėžkite savo IT projekto valdymo struktūrą.

Kaip manote, ar įmonės vadovas turėtų būti atsakingas už kasdienę išorinio partnerio veiklos priežiūrą? Mes manome, kad ne. Svarbu paskirti aukštos kvalifikacijos įmonės darbuotoją, kuris prižiūri paslaugų teikėjo veiklą ir užtikrina sėkmingą šalių komunikaciją. Taip pat svarbu įgalioti išorinį IT priežiūros partnerį bendrauti su kitais Jūsų įmonės darbuotojais.

Laikui bėgant, pastebėjome, kad strategiškai svarbiems IT projektams vieno paskirto IT specialisto nepakanka, todėl paprastai suburiame ir dedikuojame vidinę patyrusių IT projektų vadovų, techninių specialistų ir dalykinės srities ekspertų komandą. Apie vieną tokių atvejų esame pasidalinę Rebrandingas pandemijos metu – išmoktos pamokos.

Privalumų atiduoti IT ūkio priežiūrą į patikimo išorinio partnerio rankas išties nemažai, tačiau pasiruošimas ir pasitikėjimas bene svarbiausi sėkmės faktoriai. Savo klientams, sprendžiantiems strateginio ir taktinio lygio IT klausimus, mes laikinai „paskoliname“ savo IT Vadovą. Apie šią patirtį daugiau skaitykite IT vadovas – Rolė, Pareiga ar Paslauga.